Số bảo hiểm xã hội Canada (SIN): Điều kiện, hồ sơ và cách đăng ký SIN

Sở hữu số bảo hiểm xã hội Canada (SIN) là điều kiện tiên quyết để bạn được làm việc hợp pháp và thụ hưởng các phúc lợi an sinh từ chính phủ. Bài viết dưới đây của Harvey Law Group sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình đăng ký và cách bảo vệ mã số quan trọng này.

Số bảo hiểm xã hội Canada là gì?

Số bảo hiểm xã hội Canada (Social Insurance Number – SIN) là dãy gồm 9 chữ số do cơ quan liên bang Service Canada cấp cho công dân, thường trú nhân và một số đối tượng tạm trú đủ điều kiện. SIN được sử dụng như mã định danh khi tham gia các chương trình an sinh như lương hưu Canada Pension Plan (CPP), bảo hiểm việc làm Employment Insurance (EI), nhận phúc lợi, cũng như khi khai và quản lý thuế thu nhập với Cơ quan Thuế Canada (CRA).

Ai đủ điều kiện đăng ký cấp số bảo hiểm xã hội Canada?

Theo quy định của Service Canada, có 3 nhóm đối tượng chính đủ điều kiện được cấp số SIN:

• Công dân Canada (Canadian citizens): Là những người mang quốc tịch Canada, bao gồm cả người sinh ra tại Canada và người đã được nhập tịch trở thành công dân.
• Thường trú nhân (Permanent residents – PR): Là những người đã được Bộ Di trú, Tị nạn và Quốc tịch Canada (IRCC) xác nhận tư cách định cư hợp pháp và sở hữu một trong các giấy tờ như: Giấy xác nhận thường trú nhân (Confirmation of Permanent Residence – COPR), thẻ thường trú nhân (Permanent Resident Card – PR card) hoặc hồ sơ nhập cảnh cũ (Record of Landing – IMM 1000).
• Người tạm trú có quyền làm việc hợp pháp (Temporary residents): Không phải mọi trường hợp đến Canada tạm thời đều được cấp SIN. Chỉ những người có tài liệu di trú cho phép làm việc, như lao động nước ngoài có work permit, du học sinh có giấy phép học tập kèm điều khoản được làm việc, người tị nạn hoặc người giữ giấy phép tạm trú (Temporary Resident Permit – TRP) có ghi rõ được phép làm việc, mới đủ điều kiện xin số SIN (thường là SIN bắt đầu bằng số 9).

Lưu ý về độ tuổi và người đại diện khi xin số SIN:

• Từ 12 tuổi trở lên: Người xin số SIN có thể tự đứng tên và nộp hồ sơ, trực tuyến hoặc trực tiếp tại Service Canada.
• Trẻ dưới 12 tuổi, người dưới tuổi thành niên theo quy định tỉnh bang hoặc người mất năng lực hành vi: Hồ sơ được nộp thông qua cha mẹ, người giám hộ hợp pháp hoặc đại diện pháp lý được ủy quyền

Các giấy tờ cần chuẩn bị để xin số bảo hiểm xã hội Canada

Để xin cấp số bảo hiểm xã hội Canada (SIN), bước quan trọng nhất là chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác. Tùy theo tình trạng cư trú của bạn là công dân, thường trú nhân hay người tạm trú mà Service Canada sẽ yêu cầu các loại giấy tờ khác nhau.

Đối với công dân Canada:

• Giấy khai sinh (được cấp bởi cơ quan thống kê sinh tử của tỉnh/bang).
• Hoặc Giấy chứng nhận quốc tịch Canada.
• Nếu sinh ngoài Canada và được Chính phủ Canada đăng ký khai sinh trước năm 1977, có thể sử dụng giấy chứng nhận đăng ký khai sinh ở nước ngoài (Certificate of Registration of Birth Abroad) do cơ quan di trú liên bang cấp.

Đối với thường trú nhân (Permanent Residents):

• Thẻ thường trú nhân (PR Card): Phải còn thời hạn sử dụng.
• Hồ sơ nhập cảnh (Record of Landing): Chỉ áp dụng nếu bạn nhập cảnh trước ngày 28 tháng 6 năm 2002.
• Giấy xác nhận thường trú (Confirmation of Permanent Residence – COPR) do IRCC cấp, kèm theo giấy tờ đi lại hợp lệ (ví dụ: hộ chiếu) hoặc thẻ căn cước có ảnh. Chỉ được dùng COPR làm giấy tờ chính trong 1 năm đầu kể từ ngày trở thành thường trú nhân.

Đối với người tạm trú:

• Giấy phép lao động (Work Permit): Do IRCC cấp.
• Giấy phép học tập (Study Permit): Do IRCC cấp, trên Study Permit bắt buộc phải có dòng ghi chú (Remarks) xác nhận được phép làm việc (thường ghi là: may accept employment hoặc may work on/off campus).
• Chứng minh thư ngoại giao hoặc giấy phép làm việc do Bộ Ngoại giao và Thương mại Quốc tế Canada cấp (áp dụng cho các trường hợp đặc biệt).

Các giấy tờ bổ sung (nếu có):

• Giấy tờ định danh thứ cấp (secondary document): Đối với người đã đủ tuổi thành niên đang sinh sống tại Canada, Service Canada thường yêu cầu xuất trình thêm một giấy tờ định danh như hộ chiếu (Canada hoặc nước ngoài), giấy phép lái xe do tỉnh/bang cấp hoặc thẻ căn cước do cơ quan chính phủ Canada cấp.
• Giấy tờ chứng minh địa chỉ: Chỉ được yêu cầu trong một số trường hợp nhất định, chủ yếu với hồ sơ nộp trực tuyến hoặc khi Service Canada cần xác minh thêm. Có thể sử dụng thư của ngân hàng, hóa đơn điện/nước/Internet, hợp đồng thuê nhà… Trong đó ghi rõ họ tên và địa chỉ trùng khớp với thông tin trên đơn xin số SIN.
• Giấy tờ chứng minh sự thay đổi tên: Nếu họ tên trên giấy tờ chính thức khác với tên hiện tại, bạn cần cung cấp thêm giấy tờ như giấy đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn, giấy chứng nhận đổi tên hợp pháp, hoặc lệnh của tòa án.

Cách xin cấp số bảo hiểm xã hội Canada 

Cư dân hợp pháp tại Canada có thể xin số bảo hiểm xã hội Canada (Social Insurance Number – SIN) theo 3 cách: đăng ký trực tuyến, đăng ký trực tiếp tại Service Canada và nộp hồ sơ qua đường bưu điện. 

Cách 1: Đăng ký trực tuyến 

Truy cập: Cổng đăng ký SIN của chính phủ Canada tại sin-nas.canada.ca.

Khai báo: Chọn mục đích hồ sơ (Xin lần đầu, xin cấp lại hoặc cập nhật thông tin) và điền đầy đủ thông tin cá nhân.

Tải giấy tờ: Upload ảnh chụp hoặc file scan màu của các giấy tờ gốc theo yêu cầu.

Lưu ý: 

• Chất lượng ảnh: Phải rõ nét, đọc được chữ và không bị mất góc (thấy đủ 4 góc của giấy tờ). 
• Ngôn ngữ: Giấy tờ phải bằng tiếng Anh hoặc tiếng Pháp. Nếu là tiếng Việt, bắt buộc phải kèm theo bản dịch thuật công chứng hợp lệ.
• Service Canada sẽ xử lý đơn đăng ký của bạn trong vòng 5 ngày làm việc và gửi thư phản hồi trong tối đa 10 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ.

Cách 2: Đăng ký trực tiếp tại Service Canada

Đây là phương án tối ưu nếu bạn cần có số SIN gấp hoặc gặp khó khăn khi thao tác online.

Địa điểm nộp hồ sơ:

• Tại sân bay: Một số sân bay lớn (như Toronto, Vancouver, Montréal…) có quầy Service Canada hoạt động trong giờ hành chính để phục vụ ngay khi bạn hạ cánh.
• Tại văn phòng: Đến trung tâm Service Canada (Service Canada Centre) gần nơi bạn ở nhất.

Quy trình:

Chuẩn bị: Chỉ cần mang theo toàn bộ giấy tờ gốc (không cần điền trước mẫu đơn).

Nộp hồ sơ: Đến văn phòng lấy số thứ tự hoặc gặp nhân viên theo lịch hẹn để nộp hồ sơ. 

Nhận kết quả:

• Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, sẽ được cấp số SIN ngay tại chỗ.
• Trường hợp cần kiểm tra thêm thông tin, kết quả sẽ được gửi về qua bưu điện sau đó.

Cách 3: Nộp qua đường bưu điện

Đây là phương án dành cho những người sống ở khu vực xa (cách trung tâm Service Canada trên 100km), đi lại khó khăn hoặc đang ở bên ngoài lãnh thổ Canada.

Bước 1: Tải mẫu đơn

Tải mẫu đơn NAS2120 (Application for a Social Insurance Number) từ trang web canada.ca của chính phủ. 

Bước 2: Điền thông tin và ký tên 

Điền đầy đủ thông tin, sau đó in đơn ra. Tại mục chữ ký, phải dùng bút mực để ký tên, tuyệt đối không dùng chữ ký điện tử cho hồ sơ gửi qua bưu điện.

Bước 3: Nộp đơn

Gửi mẫu đơn NAS2120 đã ký kèm giấy tờ gốc theo yêu cầu đến địa chỉ: 

Service Canada

Social Insurance Registration Office

PO Box 7000

Bathurst, NB   E2A 4T1

Canada

Các trường hợp dùng và không dùng SIN

Số SIN (Social Insurance Number) không phải là một loại giấy tờ tùy thân thông thường (như bằng lái xe hay hộ chiếu). Nó là chìa khóa mở vào hồ sơ thuế và tín dụng của bạn. Việc lộ số SIN vào tay kẻ xấu có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng như bị đánh cắp danh tính, vay nợ khống hoặc gian lận thuế.

Những trường hợp bắt buộc phải cung cấp số SIN 

Theo luật pháp Canada, bạn chỉ có nghĩa vụ cung cấp số SIN cho các cơ quan và tổ chức có trách nhiệm báo cáo thu nhập hoặc thuế liên quan đến bạn:

• Nhà tuyển dụng (Employer): Chỉ cung cấp sau khi bạn đã được nhận vào làm chính thức (đã ký Offer Letter/Hợp đồng) để họ làm thủ tục trả lương, đóng thuế và bảo hiểm.
• Cơ quan chính phủ: Khi làm việc với Cơ quan Thuế (CRA), Service Canada (để xin trợ cấp thất nghiệp, thai sản, lương hưu…).
• Tổ chức tài chính (Ngân hàng/Quỹ tín dụng): Khi bạn mở tài khoản sinh lãi (tiết kiệm, đầu tư GICs, RRSP…) vì ngân hàng cần báo cáo số tiền lãi bạn nhận được cho Sở thuế.
• Các chương trình vay vốn sinh viên (Student Loans): Được sử dụng để xét duyệt và cấp hỗ trợ tài chính cho bạn.

Những trường hợp không cần và nên từ chối cung cấp 

Rất nhiều đơn vị tư nhân tại Canada yêu cầu số SIN để kiểm tra tín dụng (Credit check) hoặc xác minh danh tính. Tuy nhiên, việc này là không bắt buộc theo luật. Bạn có quyền từ chối và đề nghị sử dụng giấy tờ khác (Bằng lái xe, ID Card) để thay thế. Hãy cảnh giác và từ chối cung cấp SIN trong các tình huống sau:

• Xin thuê nhà (Landlords): Chủ nhà thường hỏi SIN để check tín dụng. Bạn có quyền từ chối và thay thế bằng báo cáo tín dụng (Credit Report) tự in hoặc thư giới thiệu từ ngân hàng.
• Điền đơn xin việc (Job Application): Tuyệt đối không điền số SIN vào CV hay đơn xin việc khi chưa được phỏng vấn hay tuyển dụng.
• Đăng ký dịch vụ viễn thông: Mua điện thoại, đăng ký Internet, truyền hình cáp.
• Đăng ký thẻ tín dụng (Credit Card): Ngân hàng có thể hỏi, nhưng bạn có quyền từ chối cung cấp SIN cho mục đích định danh này (trừ khi liên quan đến thuế).
• Thuê xe hoặc các dịch vụ thông thường khác.

Làm gì khi bị mất hoặc nghi ngờ lộ số SIN?

Các bước cần làm ngay khi mất hoặc nghi ngờ lộ số SIN tại Canada:

• Liên hệ tổ chức tài chính: Thông báo ngay cho ngân hàng và các tổ chức tín dụng nơi bạn có tài khoản.
• Kiểm tra báo cáo tín dụng: Liên hệ hai văn phòng tín dụng quốc gia là Equifax và TransUnion để yêu cầu bản sao báo cáo tín dụng và rà soát kỹ các hoạt động bất thường.
• Theo dõi hồ sơ: Tiếp tục giám sát hồ sơ tín dụng của bạn để kịp thời nhận biết các dấu hiệu gian lận hoặc rủi ro.
• Báo cảnh sát: Nếu phát hiện số SIN bị sử dụng trái phép, hãy báo ngay cho cảnh sát để được hỗ trợ giải quyết.
• Phòng ngừa rủi ro: Trong tương lai, chỉ cung cấp số SIN cho các cơ quan có thẩm quyền và cam kết bảo mật. Luôn hỏi rõ mục đích sử dụng trước khi cung cấp thông tin.

Harvey Law Group – Đối tác tư vấn uy tín cho hồ sơ định cư Canada

Harvey Law Group (HLG) là công ty luật đa quốc gia được thành lập năm 1992 tại Montréal (Canada), chuyên về lĩnh vực đầu tư định cư. Với hơn 33 năm kinh nghiệm, Harvey Law Group luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn xây dựng lộ trình định cư phù hợp với mục tiêu tài chính, kế hoạch nghề nghiệp và định hướng lâu dài cho cả gia đình.

Tại Việt Nam, Harvey Law Group được Bộ Tư pháp cấp phép hoạt động và có văn phòng tại TP.HCM, Hà Nội và Đà Nẵng. Harvey Law Group cung cấp dịch vụ tư vấn và xử lý hồ sơ theo chương trình Start-up Visa Canada, từ khâu đánh giá điều kiện đến chuẩn bị hồ sơ đúng yêu cầu của cơ quan di trú.

Hy vọng thông tin trên giúp bạn nắm rõ quy trình xin cấp số bảo hiểm xã hội Canada để nhanh chóng ổn định cuộc sống mới. Nếu cần hỗ trợ thêm về thủ tục định cư, hãy liên hệ ngay với Harvey Law Group để được tư vấn chi tiết.